¿Cuándo se debe hacer la actualización del RUB?
A través de la Resolución 000196 de 2024 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) actualizó los criterios para reportar las novedades en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB). Los obligados a suministrar información en el RUB deben tener en cuenta que si al 1 de enero, abril, julio y octubre de cada año hay modificaciones en la información inicialmente registrada, deben actualizarla.
La actualización del Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) está contemplada en el artículo 11 de la Resolución 000164 de 2021. Este artículo establece que, la actualización deberá realizarse:
Lo regulado en el artículo mencionado se puede apreciar para un mejor entendimiento en la siguiente tabla:
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Modificaciones presentadas a
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Fecha máxima para realizar la actualización
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1 de enero
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1 de febrero
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1 de abril
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1 de mayo
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1 de julio
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1 de agosto
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1 de octubre
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1 de noviembre
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¿Quiénes están obligados a elaborar el RUB?
El artículo 4 de la Resolución 000164 de 2021 establece que están obligados a elaborar este reporte:
- Las sociedades y entidades nacionales, con o sin ánimo de lucro, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario —ET—, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.
- Los establecimientos permanentes conforme a lo indicado en el artículo 20-1 del ET
- Las estructuras sin personería jurídica o similares, en cualquiera de los siguientes casos: a) Las creadas o administradas en Colombia. b) Las que se rijan por las normas aplicables en Colombia. c) Aquellas cuyo fiduciario, o su posición similar o equivalente, sea una persona jurídica nacional o una persona natural residente fiscal en Colombia.
- Las personas jurídicas extranjeras, cuando la totalidad de su inversión en Colombia no se efectúe en personas jurídicas, establecimientos permanentes y/o estructuras sin personería jurídica o similares obligadas a suministrar información en el RUB.
Novedades en la actualización del RUB
Actualización de criterios en la casilla “Tipo de novedad”
En la Resolución 000164 de 2021 para el registro de información en esta casilla solo existía el criterio “1. Reporte Inicial”. Actualmente, con la Resolución 000196 de 2024 se actualizan los criterios así:
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Criterio
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Se debe
utilizar cuando
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1. Registro
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Se deba reportar una persona natural o condición que a la fecha de
envío del archivo no se encuentre incluido como beneficiario final o
beneficiario condicionado.
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2. Actualización
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Se requiera modificar la información previamente suministrada,
incluyendo el cambio de beneficiario final o beneficiario condicionado.
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3. Terminación
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La persona natural pierda la calidad de beneficiario final o cuando
la condición no se cumpla en el beneficiario condicionado y deba ser eliminada.
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6. Reingreso
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Se requiere registrar el reingreso de un beneficiario final
registrado anteriormente, que reportó la última vez que estuvo activo su
novedad de terminación.
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¿Cómo hacer la actualización del RUB?
La Dian ha dispuesto un documento detallado con los pasos a seguir para realizar la actualización del RUB, el cual puede consultarlo para obtener más información sobre el proceso.
¿Cuál es la sanción por no actualizar el RUB?
El artículo 20 de la Resolución 000164 de 2021 establece las sanciones aplicables cuando no se suministre, se suministre de forma errónea o incompleta, o no se actualice la información del RUB. La sanción puede ser de:
Clausura del establecimiento de comercio, sede, local, negocio u oficina por el término de 1 día por cada mes o fracción de mes de retraso, o
Una multa equivalente a 1 UVT ($49.799 para 2025) por cada día de retraso.
El artículo también señala que las personas naturales, jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares que no suministren la información requerida o que proporcionen información falsa, podrán ser objeto de sanciones civiles y/o penales conforme a la legislación nacional.
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