¿QUÉ ES LA FACTURA
ELECTRÓNICA?
Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los
mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato
electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de
venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de
sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el
cumplimiento de las características y condiciones en relación con la
expedición, recibo, rechazo y conservación.
MODELO DE
OPERACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
El modelo de facturación fue adoptado en el país a través
del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de
2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura
electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre
quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son
facturados por ese medio, con los siguientes elementos:
- Un formato estándar de generación de la factura en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
- Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas; estos formatos también tienen un formato estándar en XML y UBL V 2.0, e igualmente son obligatorios.
- La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.
- Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.
Esta modalidad de operación representa para las empresas una
disminución del costo de facturación, respecto de los sistemas de facturación
en papel y por computador.
DOCUMENTOS QUE
PUEDEN SER EMITIDOS ELECTRÓNICAMENTE
Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente,
relacionados con la facturación son:
- Facturas
- Notas Crédito
- Notas Débito
- Acuse de recibo
- Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN
- Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
- Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN
- Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
Esto puede suceder a través de dos caminos diferentes:
- A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar
- O por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016
De un lado están los obligados a facturar seleccionados por
la DIAN -mediante resolución de carácter general-; por otro, están quienes
voluntariamente decidan adoptar el modelo.
Tenga en cuenta que el parágrafo transitorio segundo de la
Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a declarar y pagar IVA y el
impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero
del año 2019.
PLAZOS PARA
FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE
PARA QUIENES
SELECCIONE LA DIAN:
Las resoluciones expedidas por la DIAN por medio de las
cuales se seleccionan los obligados a facturar electrónicamente establecen una
fecha a partir de la cual se debe facturar, la cual no podrá ser inferior a
tres (3) meses, después de su publicación en el Diario oficial. Lo anterior,
sin perjuicio del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo
684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la
facturación electrónica. En conclusión, un facturador seleccionado por la DIAN
para facturar electrónicamente, como mínimo cuenta con 6 meses para iniciar. Normatividad
relacionada (Artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto 1625 de 2016).
PARA QUIENES OPTEN
VOLUNTARIAMENTE POR HABILITARSE PARA FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE:
Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente,
ingresando al Sistema Muisca de la DIAN, dispondrá de tres meses para realizar
las pruebas de habilitación del software de facturación en el servicio
dispuesto por la DIAN. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su
solución de facturación, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera,
hasta lograrlo. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, y dentro de
los tres meses siguientes, la DIAN emitirá resolución de habilitación indicando
la fecha a partir de la cual está obligado a facturar electrónicamente. Desde
esta fecha el habilitado a facturar electrónicamente es obligado a facturar por
este medio; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de
control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad. Normatividad
relacionada (Artículo 684-2 de Estatuto Tributario)
¿QUÉ SANCIONES
TENDRÁ QUIEN NO ACATE LA APLICACIÓN DE ESTE SISTEMA?
Cuando se transmite información incompleta dentro de la
factura, se suministren errores en el documento, o no se cumpla con la
expedición de factura electrónica existiendo la obligación, habrá lugar a la
aplicación de las sanciones del artículo 651 del Estatuto Tributario.
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