¿En cuáles
documentos internos de la entidad debe publicarse el NIT?
Actualizado: 27 junio de 2025
Desde que se asigna el Número de
Identificación Tributaria (NIT), es muy común ver que el único uso que le dan
es el de incluirlo en las facturas electrónicas. Hasta ahí está muy bien
porque, de hecho, así lo exige el Art.617 del Estatuto Tributario (E.T).
Sin embargo, el texto del Art. 619
del E.T nos permite concluir que no sólo en las facturas debe publicarse el NIT
de la entidad, sino hasta en los membretes de su correspondencia como podemos
ver claramente expresado, en el mencionado artículo:
ART. 619. ET — En la
correspondencia, facturas y demás documentos se debe informar el NIT. En los
membretes de la correspondencia, facturas, recibos y demás documentos de toda
empresa y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza, que reciba
pagos en razón de su objeto, actividad o profesión, deberá imprimirse o
indicarse, junto con el nombre del empresario o profesional, el correspondiente
número de identificación tributaria.
De esta norma podemos concluir que
en todo tipo de correspondencia (interna o externa) que emita una entidad debe
darse publicidad al NIT. También en los contratos comerciales que se suscriban;
en sus comprobantes de egreso, remisiones, órdenes de compra, recibos de caja,
notas de contabilidad, libros oficiales y cualquier otro documento expedido o
elaborado por la entidad y que se relacione con las operaciones llevadas a cabo
por la misma.
En resumen, se debe
incluir el NIT en:
- Facturas: Tanto de venta como de compra, para identificar a la entidad y permitir la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables.
- Contratos: Para identificar a las partes y asegurar la validez de los acuerdos.
- Correspondencia: Ya sea interna o externa, para facilitar la identificación de la entidad.
- Otros documentos: Cualquier otro documento que sea utilizado en la gestión y operación de la entidad, como solicitudes, cotizaciones, etc.
Además, el NIT es
fundamental para la inscripción y actualización en el Registro Único Tributario
(RUT), y debe ser utilizado para todos los efectos en materia tributaria,
aduanera y cambiaría.
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