¿Cómo aplicar correctamente la retención en la fuente 2025? 4 puntos
clave para honorarios, comisiones y servicios
Para aplicar
correctamente la retención en la fuente, los agentes de retención
deben contar con información clave sobre el régimen tributario del
contribuyente y su decisión de imputar o no costos y gastos. En la actualidad
existen 4 variables importantes que se deben considerar para este propósito.
A causa de los cambios en materia de retención en la fuente a título de
renta sobre rentas de trabajo que se han introducido con las más recientes
reformas tributarias y sus respectivos decretos reglamentarios (ver por ejemplo
los artículos 66 de la Ley 1943 de 2018 y 74 de la Ley 2010 de 2019, que
le dieron vida al régimen simple de tributación y que luego fueron
reglamentados principalmente con el Decreto 1091 de agosto de 2020, o los artículos
2, 7, 8 y 9 de la Ley 2277 de diciembre 13 de 2022, que terminaron
modificando los artículos 206, 336, 383 y 387 del ET, y luego fueron
reglamentados con el Decreto 2231 de diciembre 22 de 2023), durante el año 2025
los agentes de retención a título de renta deben tomar en cuenta varias e
importantes variables a la hora de practicar la mencionada retención a las
personas naturales residentes que perciban rentas de trabajo no laborales (es
decir, cuando perciban honorarios, comisiones, servicios o emolumentos
eclesiásticos; ver los artículos 103, 383 y 392 del ET junto con sus normas
reglamentarias).
4 preguntas clave para aplicar la retención en la fuente sobre
honorarios, comisiones o servicios en 2025
Entre las más importantes variables que se deberán tomar en cuenta
figuran:
1. Identifica el régimen tributario del trabajador independiente
¿La persona natural que está percibiendo la renta de trabajo no laboral
pertenece al “régimen ordinario” o al “régimen simple”?
¡Tome Nota!
si la persona natural pertenece al régimen ordinario, sí se le practicarán
retenciones a título de renta; pero si pertenece al régimen simple, no se le
practicarán tales retenciones; ver el artículo
911 del ET.
2. Manifestación sobre costos y gastos: el factor clave
En caso de pertenecer al “régimen ordinario”, ¿está incluyendo o no en
sus cuentas de cobro y en sus facturas electrónicas de venta la manifestación
expresa, bajo gravedad de juramento, de que no imputará costos y gastos a sus
ingresos?
¡Tome Nota! solo
cuando sí incluyen dicha manifestación, entonces la retención se
practicará la misma depuración para los asalariados aplicando la tabla y tarifa
del artículo 383 del ET (con lo cual la retención final pude ser del 0 %),
pero en caso contrato se aplicarán las tarifas tradicionales del 4% , 6%,
10 % u 11 % mencionadas en el artículo 392 del ET y sus decretos reglamentarios.
3. Obligación de declarar renta y el impacto en la retención
¿El trabajador independiente es o no declarante de renta? ¿O está
superando dentro del mismo año fiscal y con el mismo agente de retención,
alguno de los topes de ingresos brutos que se mencionan en los decretos
reglamentarios, con lo cual se afectará la tarifa de retención a título de
renta que se le aplicará a dicho trabajador?
4. Medio de pago: ¿influye en la retención en la fuente?
¿El pago se realizará con recursos propios o utilizando tarjetas débito
o crédito? (recuérdese que cuando se utilizan como medio de pago las tarjetas
débito o crédito, en tal caso solamente la entidad financiera que haya expedido
la respectiva tarjeta actuará como agente de retención, con la tarifa especial
del 1,5 % que se menciona en el artículo
1.3.2.1.8 del DUT 1625 de 2016).
Modelo de solicitud de información para retención en la fuente para
trabajadores independientes
Para efectos de poder obtener de forma acertada y oportuna la
información a la que se refieren las dos primeras variables antes mencionadas,
a continuación, presentamos un texto sugerido que los agentes de retención
podrían hacerle llegar a todos sus trabajadores independientes en la primera
compra que les terminen realizando:
A todas las
personas naturales que prestan servicios personales a la empresa XXXX y que por
tanto presenten «cuentas de cobro» o «facturas electrónicas de venta» por
concepto de honorarios, comisiones, servicios o emolumentos eclesiásticos, les
informamos lo siguiente:
1) Para
efectos de poder practicar correctamente la retención en la fuente a título de
renta, es necesario que en la «cuenta de cobro» o la «factura electrónica de
venta» se informe expresamente si son contribuyentes que actualmente pertenecen
al «régimen ordinario del impuesto de renta» o al «régimen simple de
tributación». Si presentan «cuenta de cobro», se entiende que pertenecen al
«régimen ordinario» pues debe recordarse que cuando se pertenece al «régimen
simple de tributación» siempre se estará obligado a expedir «factura
electrónica de venta» (ver el artículo
915 del ET y el artículo
1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016). Y si presentan «factura electrónica
de venta» pero no aclaran a cuál de los dos regímenes pertenecen, se entenderá
que pertenecen al «régimen ordinario».
2) Si en el
cuerpo de la «cuenta de cobro» o de la «factura electrónica de venta» no figura
ninguna manifestación expresa, y realizada bajo la gravedad de juramento,
en la cual se indique que «son personas naturales del régimen ordinario
que no imputarán costos y gastos a sus ingresos», entonces se
asumirá que son personas naturales del régimen ordinario que sí imputarán
costos y gastos a sus ingresos.
3) A partir
de lo anterior, solo cuando en la «cuenta de cobro » o en la «factura
electrónica de venta» se indique expresamente que pertenecen al «régimen simple
de tributación», no se les practicará ninguna retención a título de renta. Pero
cuando no se indique que pertenecen al «régimen simple de tributación», y por
tanto se concluya que sí pertenecen al régimen ordinario, lo que sucederá es lo
siguiente:
a) Cuando en
la cuenta de cobro o en la factura de venta sí figure expresamente la
manifestación mencionada en el punto 2 de este comunicado, la Empresa XXX
procederá a practicar la retención en la fuente a título de renta con la tabla
y tarifas del artículo 383 del ET, con lo cual la tarifa de retención podría
ser del 0 %.
b) En caso
contrario, se aplicarán las tarifas tradicionales para practicar retenciones a
título de renta por concepto de honorarios comisiones o servicios (las cuales
serán del 4 %, 6 %, 10 % u 11 %, según el caso).
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