Reporte de vacaciones en el documento soporte de pago de nómina electrónica
Los valores a reportar en el documento
soporte de pago de nómina electrónica por concepto de vacaciones deberán
sujetarse a las normas especiales en materia laboral que disponen las
prestaciones y al desarrollo jurisprudencial efectuado por el Consejo de Estado
acerca del momento en el cual surge el derecho a tomarlas como deducibles en el
impuesto sobre la renta, por ser una obligación consolidada.
En este sentido, precisó la DIAN, el Consejo
de Estado ha señalado que se entienden realizadas en el año o periodo en que se
causen, aun cuando no se hayan pagado. Por lo tanto, de acuerdo con el artículo
186 del Código Sustantivo del Trabajo, las vacaciones se entienden, por regla general, un derecho consolidado
por cada año laborado por el trabajador.
Así las cosas, dichos valores se deberán
reportar en el documento soporte de pago de nómina electrónica cuando este
derecho ocasione un abono en cuenta o pago, lo que ocurra primero, teniendo en
cuenta que la consolidación de este derecho es anual, sin perjuicio de las provisiones que
contablemente se deban efectuar.
La DIAN recordó que la finalidad del
documento soporte de pago de nómina electrónica es probar los costos y
deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos
descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique,
relacionados con la nómina por parte de los empleadores que, a su vez, son
contribuyentes de renta. De manera que para los obligados resulta esencial distinguir ante qué tipo de sujeto se
está en materia tributaria, ello para entender cómo procede la realización
de los costos, deducciones y descontables.
Es importante recordar que, mediante Oficio
Nº 494 [914809] del 3 de diciembre del año 2021, y el concepto 1369 del año
2022, la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN, además de establecer
el criterio en cuanto al reporte de las vacaciones en la nómina electrónica, fijó
el término para realizar ajustes a la misma y las sanciones aplicables por no
realizar los ajustes correspondientes, así:
Término
para realizar ajustes a la nómina electrónica.
En relación con el tiempo estipulado para
generar y transmitir para validación las notas de ajuste del documento soporte
de pago de nómina electrónica, toda vez que las notas de ajuste son documentos
electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al
documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de
contenido, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, este
deberá dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente, generar
y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente.
Sanciones
por no realizar los ajustes correspondientes a la nómina electrónica.
En el evento en que se deba realizar ajustes
al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o
de contenido, y el sujeto obligado no genere y transmita para su posterior
validación la respectiva nota de ajuste con las correcciones o ajustes
pertinentes, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y
tecnológicos que para el efecto señale la DIAN, dicho documento no será válido
para soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y
complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivado de
los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de
una relación laboral o legal y los pensionados a cargo del empleador. Lo
anterior, sin perjuicio del marco sancionatorio, dispuesto en Estatuto
Tributario.
Fuente: DIAN
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