¿Es posible adelantar reuniones de Junta Directiva o Consejo de Administración a través de WhatsApp?

 
En concepto de la Superintendencia de Sociedades, resulta viable que la junta directiva de una compañía se reúna, delibere y adopte decisiones comunicándose a través de un aplicativo de mensajería como WhatsApp, entre otros, teniendo en cuenta que los mensajes de datos enviados así cumplen con las condiciones que la ley prevé para dicho efecto.

La entidad recordó que en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995 existe “la posibilidad de que las reuniones de los miembros de órganos colegiados de dirección y administración de las compañías puedan surtirse en forma no presencial a través de medios tecnológicos que permitan probar con fidelidad la fecha de la reunión, la identidad de los participantes, sus intervenciones simultaneas o sucesivas durante las deliberaciones, la votación, entre otros”
 
Así las cosas, siempre que se apliquen las reglas en materia de convocatoria, cuórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos y que se señale el medio tecnológico que será utilizado para adelantar la reunión no presencial y, así mismo, la manera en la cual se accederá a la misma, se podrán adelantar reuniones de junta directiva no presenciales, entre otros medios tecnológicos, a través del aplicativo WhatsApp, precisó la entidad
 
Es importante mencionar que, la Ley 527 de 1999 en su artículo 5 reconoce plenos efectos jurídicos a la información que está en forma de mensaje de datos, como la contenida en los mensajes de texto enviados a través de aplicativos de mensajería. En efecto, dispone que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.
 
La persona que convoca a la reunión de junta directiva debe asegurarse, por lo demás, “que el aplicativo en el que se adelantará la reunión no presencial, o mixta, ofrece suficientes medidas de seguridad, mensajes cifrados con estándares de encriptación, avisos de seguridad, así́ como advertir a los convocados que participen utilizando redes de conexión seguras, todo esto con el fin de asegurar la información de la reunión que soportará el contenido del acta correspondiente”. Así mismo, es necesario realizar las acciones pertinentes para garantizar medidas apropiadas y efectivas en el propósito de dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 en el marco de lo previamente implementado en el Sistema de Gestión de Protección de Datos Personales de su organización.


Supersociedades, oficio 220-234527 de 2022